ระบบบริหารจัดการ หมายถึง “ระบบที่ทำให้บรรลุนโยบายและเป้าหมายที่องค์กรตั้งไว้”

เริ่มจากองค์กรจัดทำระบบบริหารจัดการตามข้อกำหนดของมาตรฐานต่างๆ เช่น ISO9001 (ระบบบริหารจัดการคุณภาพ), ISO14001 (ระบบบริหารจัดการสิ่งแวดล้อม) จากนั้น JQA ASIA ซึ่งเป็นหน่วยรับรอง (Certification Body) จะทำการตรวจประเมินว่าระบบบริหารจัดการที่องค์กรจัดทำขึ้นนั้นสอดคล้องกับข้อกำหนดของมาตรฐานนั้นๆ หรือไม่ หากสอดคล้องก็จะให้การรับรองและประกาศการให้การรับรองนั้น ระบบเช่นนี้เรียกว่า ระบบการตรวจประเมินให้การรับรองระบบบริหารจัดการ

ระบบการตรวจประเมินให้การรับรองระบบบริหารจัดการนั้นไม่ได้มีเพียง “หน่วยรับรอง” เท่านั้น แต่ยังมี “หน่วยงานฝึกอบรมผู้ตรวจประเมิน” ซึ่งดำเนินการฝึกอบรมสำหรับผู้ที่จะเป็นผู้ตรวจประเมิน, “หน่วยงานจดทะเบียนผู้ตรวจประเมิน” ซึ่งดำเนินการให้การรับรองคุณสมบัติผู้ตรวจประเมิน และยังมี “หน่วยงานรับรองระบบงานของหน่วยรับรอง” (Accreditation Body) ซึ่งดูแลภาพรวมว่าหน่วยงานทั้งสามที่กล่าวข้างต้นมีความสามารถที่จะดำเนินการได้หรือไม่

ทั้งหมดนี้รวมเป็นระบบการตรวจประเมินให้การรับรองระบบบริหารจัดการ

JQA ASIA จัดทีมตรวจโดยพิจารณาถึงลักษณะธุรกิจ เราใช้ผู้ตรวจประเมินชาวไทยที่สามารถสื่อสารภาษาญี่ปุ่นได้เป็นอย่างดี กรุณาติดต่อเจ้าหน้าที่ของเรา เพื่อกรอกรายละเอียดในใบสมัคร ก่อนเวลาที่ท่านต้องการตรวจอย่างน้อย 4 เดือน เมื่อทางเราทบทวนเนื้อหาใบสมัครของท่านเรียบร้อยแล้ว ทาง JQA ASIA จะติดต่อองค์กรเพื่อนัดวันตรวจประเมิน ประมาณ 1 เดือนล่วงหน้า

การตรวจของ JQA ASIA ในระบบ ISO9001, ISO14001, IATF16949 นั้น จะตรวจดูว่า PDCA ในแต่ละระดับ (ระดับปฏิบัติงาน, ระดับกระบวนการ, ระดับระบบ) นั้นยังหมุนอยู่หรือไม่ ระบบบริหารจัดการนั้นยังคงทำงานอย่างมีประสิทธิผลหรือไม่ โดยทำการตรวจตามกระบวนการทำงานจริง (process flow) ขององค์กร ดังนั้น ในการกำหนดจำนวนวันตรวจ JQA ASIA จะกำหนดโดยใช้ IAF Guidance หรือ IATF Rules6th เป็นพื้นฐาน แล้วนำมาพิจารณาประกอบกับขนาดและจำนวน site ขององค์กร, ความซับซ้อนของกระบวนการ, ภาระทางสิ่งแวดล้อม เป็นต้น เพื่อกำหนดจำนวนวันตรวจที่จำเป็นสำหรับองค์กรนั้นๆ

สำหรับระบบ ISO45001นั้น ทาง JQA ASIA จะกำหนดจำนวนวันตรวจโดยพิจารณาจากขนาด (จำนวนคน) ขององค์กร, ความเสี่ยงด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย, สภาพการทำงานที่อันตราย รวมถึงสภาพการเกิดความเสียหายในอดีต เป็นต้น

มาตรฐาน ISO9001 นำแนวคิด Process Approach มาใช้ แนวคิดนี้คือ การทำให้ความสัมพันธ์ของแต่ละกระบวนการในองค์กรรวมถึง input, output ชัดเจน และทำการควบคุมดูแลการดำเนินงานนั้น เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการบริหารจัดการนั่นคือ การเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า

JQA ASIA มีแนวคิดว่าในการตรวจประเมินก็เช่นกัน หากตรวจแบบ Process Approach ก็จะทำให้สามารถตรวจระบบบริหารจัดการได้อย่างมีประสิทธิผลมากกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เกี่ยวกับผลการดำเนินงานของระบบบริหารจัดการ หากตรวจโดยนำไปเชื่อมโยงกับกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าก็จะได้ผลดียิ่งขึ้น

มาตรฐาน ISO9001 ยอมรับการยกเว้นไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดใดข้อกำหนดหนึ่งหรือหลายข้อที่อยู่ในบทที่ 7 “การทำให้เกิดผลิตภัณฑ์” (Product Realization) ได้ในกรณีที่ไม่มีงาน (กิจกรรม) นั้นอยู่ในขอบข่ายการขอการรับรองเท่านั้น หากมีการทำงาน (กิจกรรม) ดังกล่าวอยู่ แต่ขอยกเว้นนั้น ไม่สามารถทำได้ นอกจากนี้ กรณีที่มีการยกเว้น จะต้องระบุข้อกำหนดที่ยกเว้นและเหตุผล (ที่สมควร) ไว้ในคู่มือคุณภาพด้วย

ขอบเขตการชี้บ่งและประเมินจะแตกต่างกันไปตามกิจกรรม, ผลิตภัณฑ์และบริการขององค์กร แต่ต้องชี้บ่งและประเมินสำหรับลักษณะปัญหาสิ่งแวดล้อมที่มีผลกระทบเกี่ยวข้องมาจากงานขององค์กร

• ตัวอย่างลักษณะปัญหาสิ่งแวดล้อมที่องค์กรสามารถมีอิทธิพล
   
  
• ขอบเขตของลักษณะปัญหาสิ่งแวดล้อมที่องค์กรสามารถมีอิทธิพล ได้แก่ ขอบเขตที่องค์กรสามารถตัดสินใจสั่งการได้ (ในการกำหนด ให้เน้นที่ผลิตภัณฑ์/บริการที่องค์กรใช้และนำเสนอ)
• องค์กรที่มีการออกแบบและพัฒนาผลิตภัณฑ์ของตัวเอง สามารถมีอิทธิพลต่อลักษณะปัญหาสิ่งแวดล้อมตามรูปข้างต้นได้

OHSAS (Occupational Health and Safety Assessment Series) 18001 ยังไม่ได้เป็นมาตรฐาน ISO แต่ก็เป็นมาตรฐานด้านระบบบริหารจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัยที่ใช้กันแพร่หลายมากที่สุดในโลก ส่วน OHSMS (Occupational Health & Safety Management System) นั้นย่อมาจากระบบบริหารจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย ฉะนั้น OHSAS18001 จึงเป็นหนึ่งในมาตรฐานเกี่ยวกับระบบ OHSMS นั่นเอง

JQA ASIA มีบริการการตรวจหลายมาตรฐานพร้อมกันทั้งในรูปแบบของ Combined Audit และ IMS (Integrated Management System) ท่านสามารถรับการตรวจ OHSAS18001 พร้อมกันกับ ISO9001 และ/หรือ ISO14001 ได้ ซึ่งเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการตรวจให้สูงขึ้น

ระบบIATF16949 จะให้การรับรองเฉพาะ "องค์กรที่มีการผลิต ผลิตภัณฑ์ชิ้นส่วนยานยนต์" โดยจะครอบคลุมถึงส่วนงานที่สนับสนุนการผลิตทั้งภายในโรงงาน และภายนอกโรงงาน (Remote Supporting Location)  

• ส่วนงานสนับสนุนการผลิตจากภายในโรงงาน เช่น แผนกต่างๆ ในโรงงานของท่าน ที่มีกิจกรรมเกี่ยวข้องกับการผลิต เช่น แผนกจัดซื้อ, ฝ่ายบริหาร, คลังสินค้า, ควบคุมเครื่องมือวัด, การตรวจสอบภายใน เป็นต้น
• ส่วนงานสนับสนุนการผลิตจากภายนอกโรงงาน (Remote Supporting Location) คือ Group Company (บริษัทในเครือ) ที่มีสถานที่ตั้งอยู่ที่อื่น แต่มีกิจกรรมสนับสนุนการผลิตให้กับ Manufactuirng Site ของท่าน เช่น บริษัทแม่ที่ญี่ปุ่นให้การสนับสนุนกิจกรรมการออกแบบผลิตภัณฑ์ให้กับโรงงานของท่าน  ในกรณีนี้จะถือว่าบริษัทแม่ที่ญี่ปุ่นเป็นการสนับสนุนจากภายนอก และถือว่าเป็น Remote Supporting Location โดยจะต้องถูกนับรวมอยู่ในขอบข่ายของการทำระบบIATF16949 และต้องได้รับการตรวจรับรองด้วยเช่นกัน

***ทางเจคิวเอ เอเชีย มีบริการให้การตรวจรับรองโดยใช้ผู้ตรวจที่อยู่ในประเทศญี่ปุ่น ท่านสามารถลดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง แก้ปัญหาด้านการสื่อสาร ลดเวลาในการประสานงาน เพื่อให้การทำงานของท่านสะดวกสบายยิ่งขึ้น

เมื่อองค์กรของท่านได้รับการรับรอง IATF16949 แล้ว ชื่อของ Manufacturing Site (โรงงานผลิต) ที่มีกระบวนการผลิตจะปรากฏอยู่ในใบรับรองหน้าแรกเป็น site หลัก  ในขณะที่ชื่อของส่วนงานสนับสนุนอื่นๆจะปรากฏอยู่ในใบรับรองส่วน Appendix ในหน้าที่สอง

ในขั้นตอนการตรวจ 1st Stage นั้นจะเป็นการตรวจสอบความพร้อม และยืนยันข้อมูลเพื่อเข้าสู่การตรวจ 2nd Stage (สำหรับการขอรับรองระบบ IATF16949 องค์กรของท่านจะต้องจัดทำ internal audit และ management review ให้แล้วเสร็จก่อนเข้าสู่การตรวจ1st Stage) ในขั้นตอนนี้ หากพบว่าการเตรียมตัวยังไม่เพียงพอ จะต้องกลับไปเริ่มที่ขั้นตอนของการยื่นใบสมัครใหม่ ส่วนการตรวจ 2nd Stage นั้น เป็นการตรวจที่ Manufacturing Site (โรงงานผลิต) และส่วนงานสนับสนุนทั้งภายใน และภายนอก (Remote Supporting Location)  โดยส่วนงานสนับสนุนจากภายนอก (Remote Supporting Location) จะต้องได้รับการตรวจให้แล้วเสร็จก่อนการตรวจ 2nd Stage